在过去,时间管理专家建议你将工作分割成任务A、B和C。这一概念在于先做任务A,再做任务B,最后完成任务C。如果优先处理的事件变了,你只需要依次改变任务A、B和C的顺序。倘若你遵循一些基本的时间管理法则,看起来就能做完这个职位的所有工作。
这种想法结束于2007至2009年的经济萧条期间。2008年1月和2010年2月间,工作机会减少了880万。尽管工作减少了,但工作量没有改变。最终,老师需要在一间教室里教更多的孩子;客服代表不得不接听更多的电话;经理需要管理团队合并后更多的成员。无论是何种职业,最终每个人都需要完成更多的工作量。另外,尽管我们在生产力方面取得了进步,将工作分割成任务A、B和C的时代已经结束了。不堪重负、不知所措才是新的常态。
因此,摆脱低价值工作事关你的职业存亡。此处的低价值工作是指对客户、同事意义极小或者毫无意义的工作。请你采取有效的方式,为自己设计一个新的、可行的工作。以下是做这件事的时机:
?当你开始一份新工作时,能用全新的观点看待要做的工作,也就更容易地分辨出低价值工作。我的建议是:看一看你的工作总量,向上司提交一份3个月的工作目标,尽可能去除没用的工作。
?当你需要承担更多的责任时,同时你会有机会调整工作、提出计划。你可以为上司提供多种选择:“如果领导这个工作组会花掉我20%的时间,我还应该这么做吗?或者,我应该……”
?当公司重组时,你不需要承担过多的责任。人们倾向于认为自己没有拒绝的权利,否则就是下一个被解雇的人。但是实际上,公司重组后的幸存者对企业未来的成功至关重要。如果你要提出调整自己的工作,通常情况下,这一提议绝对会被采纳。
?当你做了件了不起的工作,大家正对你大加赞扬时,正是提出要求的绝佳时机。你可以向生产力部门或者信息技术专家寻求帮助,以此来减少自己的低价值工作。
以下是如何做:
?投票表决可省略的事项。一个聪明的财务主管会多年来一直制作月度报表,但却没有人去读。所以他列出各项内容列表,请大家选出最重要的3或4个。还有另一个方法:零售店的售货员会问顾客是否想要收据,类似地,你也可以问顾客你是否能不做某事。我们的理念是:在不给自己惹麻烦的基础上,停止做不重要的事。
?将某些工作自动化。如果一份工作价值较低,那么很容易自动化。你只需要找一个IT部门的朋友来帮你。无论是日程安排、确认信息或者制定标准化安排,一般都有现成的应用。你要做的就是弄明白你想做什么,然后找人来帮你。
?制定自己的规则。首先限制自己要做的事情,然后确保大家了解你的规则。一名教授决定只给自己的论文指导学生或参加专题讨论课的学生写推荐信,并且在课堂上宣布这件事情。这能为她节省许多时间。
?每周固定给自己在工作上留些时间。你需要思考如何摆脱低价值工作。仅仅一个小时的反思都能带来不同。挑选一个时间,关上门或者找个会议室。可能要先有一段时间,别人才能学会不在这段时间打扰你,但是如果你有礼貌地坚持下去,这会奏效的。也可以参考儿科医师的做法,指定咨询时间:让别人知道什么时候可以来找你、什么时候又是完全谢绝打扰。
重新设计你的工作吧!毕竟这是你的工作。你需要让它为你服务,与此同时,停止低价值工作。